公開フォーム

公開フォームには2 つの種類があります。 「すでにあるレコードを相手に直してもらう」のか、 「不特定多数からの申込を受け付ける」のかで使い分けます。

どちらも、顧客が入力できるのはフォームに載せると決めたフィールドだけです。 社内メモや原価のような見せたくない項目は、載せなければ 顧客からは見えず、書き換えもできません。

1. アプリ設定の「公開フォーム」で、種類に「レコード編集用」を 選んでフォームを作ります （どのフィールドを見せるか・直せるかを決めます）。
2. レコード詳細画面から共有リンクを発行します。 フォームと有効期限（フォームごとの既定は変更可能・最長 365 日）を選び、 発行された URL を相手にメール等で送ります。
3. 相手はリンクを開き、氏名とメールアドレスを入れて内容を修正し、送信します。 送信後にもう一度開いて送信し直すこともできます（審査前なら新しい送信が古い送信を置き換えます）。
4. 社内では送信一覧（アプリの「公開フォーム」メニュー）から 審査画面を開き、変更前と変更後の差分を確認します。
5. 承認するとレコードに反映され、リンクは使い切りで終了します。却下すると反映されず、相手には却下時の文言が表示されます。

承認するまでレコードは一切変わりません。相手が変な値を入れても、 審査で止まります。承認した内容は承認したメンバーの操作として 変更履歴に残ります。

1. アプリ設定の「公開フォーム」で、種類に「新規受付用」を選んで作ります。
2. 発行された公開URL（常設）を配ります （Web サイトに載せる・案内メールに貼るなど）。
3. 相手が入力して送信すると、その場でレコードができます。 審査はありません。作成者は「システム」と表示されるので、 レコード一覧で受付分だけを絞り込めます。
4. 受付をやめるときは、フォームの「有効」を外します。 リンクはそのままに一時停止でき、戻せば再開します。

審査を挟まない分、次の仕組みで守っています:必須フィールドは必ずフォームに載せる（後から社内で補完する人がいないため。載せずに保存しようとするとエラーになります）、 アプリ側で重複禁止にしたフィールドは受付でも重複を弾く （相手に表示する文言は設定できます）、同意チェックボックスを必須にできる（文言とリンク先を設定）。

受付フォームは送信＝即レコード作成なので、いたずらや誤送信も レコードになります。不要なレコードは通常どおり削除で対応してください。

アプリ設定の「公開フォーム」から作ります。フォームは1 つのアプリに複数作れる （例: 用途別に見せるフィールドを変えた編集フォームを 2 本）ので、 名前は用途がわかるように付けてください。設定できる項目:

文字・数値・日付・選択肢・住所・添付ファイルなど、顧客が自分で入力できる型はフォームに置けます。 次のものは置けません。

テーブル（1件のレコードの中に複数の行を持てるフィールド）は置けます。列ごとに「表示しない / 閲覧のみ / 編集可」を選び、テーブル単位で 「行の追加を許可」するかを決めます（受付フォームは常に追加できます）。 顧客は既にある行を削除できません— 取り消せるのは自分が追加した行だけです。 テーブルの中のルックアップ列・添付ファイル列・ユーザー選択などの列は置けません。

ユーザー選択・組織選択・グループ選択は、候補を絞ったときだけ置けます。フィールドの設定で「選択できるメンバー（組織・グループ）を絞る」を指定すると、 フォームにはその中の名前だけが出ます（協力会社に担当者を選んでもらう、など）。 絞らずに置くと社内の全員の名前が社外に出てしまうため、置けないようにしています。 社内で候補外の人を入れてあるレコードでも、その名前は顧客には見えません。

有効な受付フォームがあるアプリにあとから必須フィールドを追加すると、 そのフィールドをフォームに載せるまで受付が失敗するようになります。 追加時に警告が出るので、フォーム設定も合わせて直してください。

添付ファイルフィールドをフォームに載せると、顧客がファイルを アップロードできます。上限はフォームごとに設定できます（既定値は次のとおり）。

届いたファイルにウイルスなどが含まれていないかは、mokomo では保証できません（公開フォームは社外の誰でも送れます）。開くときは、ウイルス対策ソフトが入った端末で 開いてください。心当たりのない相手からのファイルや、マクロの有効化を求める Office 文書には特に注意してください（利用規約第8条）。

フォームの設定で通知先メンバーを選んでおくと、 顧客が送信するたびに、その人たちへ確認タスクができます （メンバー 1 人につき 1 件。タスク一覧とカレンダーに出ます）。 受付フォームのタスクは作成されたレコードに紐づくので、 タスクからそのままレコードを開けます。

通知先を選ばなかった場合、タスクは出ません。その場合は 次の画面を定期的に確認してください。