機能ごとの解説
絞り込み・並び替え・一覧・グラフ
毎回同じ条件で絞っているなら、その条件を「一覧」として保存しておけます。毎月見る集計は「グラフ」として保存しておけます。どちらもアプリの設定で作り、そのアプリを使う全員が 同じものを選べます。
その場で絞り込む基本の操作は 登録したレコードを一覧で確認しよう にあります。
3つの違い
似た機能が3つあります。「その場で見るだけ」か「保存して繰り返し使う」かで使い分けます。
| どこで | 残るか | 向いている使い方 | |
|---|---|---|---|
| 絞り込み&並び替え | レコード一覧の上 | URL に残る（保存はされない） | 今だけ確かめたい条件 |
| 一覧 | 設定 →「一覧」 | アプリに保存。全員が選べる | 「未対応の案件」のように毎日見る条件と列 |
| グラフ | 設定 →「グラフ」 | アプリに保存。全員が見られる | 「月別の売上」のように繰り返し見る集計 |
一覧もグラフも、自分だけのものは作れません。保存すると、そのアプリを 見られる人全員の選択肢に並びます。作ったり変えたりできるのは、アプリの設定を 変更できる人です（権限の基本）。
絞り込みの決まり
一覧の上の「絞り込み&並び替え」でも、保存する一覧の「絞り込み条件」でも、書き方は同じです。
条件はすべて「かつ」でつながります
条件を何行書いても、全部に当てはまるレコードだけが残ります。 「A または B」の書き方はできません。また、全部の項目をまとめて探す キーワード検索はありません。探したい項目を選んで「含む」で 絞り込んでください。
値を入れて Enter ですぐ適用
一覧の上の絞り込みでは、値の欄で Enter を押すと「適用」を押したのと 同じになります。「クリア」を押すと、条件・並び順・選んでいた一覧を まとめて外します。
当てはまるものが無いとき
「条件に一致するレコードがありません」と出ます。「絞り込みを解除」を 押すと、条件を外した一覧に戻ります。
「システム」の項目でも絞り込めます
- No（レコード番号）
- いつでも選べます。等しい / 等しくない / 以上 / 以下
- 作成日時・更新日時
- フォームにその項目を置いているときだけ出ます。日単位で比べ、以降 / 以前や「今月」なども使えます
- 作成者・更新者
- フォームにその項目を置いているときだけ出ます。メンバーか「ログインユーザー」を選びます
選ぶ項目の一覧の最後に「システム」としてまとまって出ます。 並び替えには「No」「作成日時」「更新日時」がいつでも出ます。
数値は「以上」「以下」で比べられます
数値と計算の項目では、等しい / 等しくない / 以上 / 以下 / 含む / 含まない / 空 / 空でない を選べます。「以上」「以下」は数の大きさで 比べます（「1000」は「999」より大きい、として扱います）。
氏名は姓と名で分けて書けます
氏名の項目は「姓」「名」の2つの欄で指定します。両方入れると、 両方に当てはまるものが残ります。
参照先の値で絞り込むとき
関連レコード一覧を置いているアプリでは、一覧の上の絞り込みで参照先アプリの項目も 選べます（「項目名 (参照先アプリ名)」の形で出ます）。条件は文字の比較 （等しい・含む など）で、値は手で入力します。保存する一覧の絞り込みでは 選べません。
ルックアップ（同期）は、参照先の今の値で絞り込み・並び替えをします。参照先を見る権限が無い 人には値が空として扱われ、一覧の上に「閲覧できる人とは結果が異なる ことがあります」と案内が出ます。
一覧を保存する
アプリの設定の「一覧」タブで作ります。表示する列・絞り込み・並び順をまとめて1つの名前で保存します。
- 1「新しい一覧定義を追加」に名前とコードを入れる「一覧の名前」は切り替えメニューに出る名前（例: 未対応の案件）です。「一覧コード」はアプリの中で重ならない英数字（例: open_cases）で、URL の ?view=… で一覧を直接開くときに使います。
- 2表示形式・表示順・既定にするかを決める表示形式は「表形式」か「カレンダー形式」です。「表示順」は切り替えメニューに並ぶ順番で、小さいほど上に出ます。「この一覧を既定にする」をオンにすると、一覧を選ばずに開いたときにこの一覧が使われます（既定にできるのは1つだけです）。
- 3絞り込み条件と並び順を足す「+ 条件を追加」「+ 並び順を追加」で1行ずつ足します。並び順は ↑↓ で入れ替えられ、上のものが優先されます。何も足さなければ全件を No の降順で出します。
- 4表示する列をドラッグで並べる左の「配置済みフィールド」から、右の「一覧に表示する列」へドラッグします。上から順に左から並び、ドラッグで順番を変え、「削除」で外します。列を1つも置かないと、フォームの先頭3項目が出ます。
- 5「一覧定義を追加」（既存の一覧は「一覧定義を保存」）を押す保存すると「一覧定義を追加しました。」と出ます。レコード一覧の上の「一覧」から選べるようになっています。コードが他の一覧と重なっているなどで保存できなかったときは、その理由が出ます。
列に置くと表で展開されるもの
テーブルと関連レコード一覧は、セルの中に小さな表で出ます。先頭の3行（3件）までで、残りは 「ほか N 件」と数だけ出ます。関連レコード一覧は開くたびに参照先から 読み直すので、いつも最新です。
一覧を削除しても、レコードは消えません
「一覧定義を削除」を押すと、確認のあとに一覧が消えます。消えるのは 見え方の設定だけで、レコードはそのまま残ります。
保存した一覧を選んでから条件を変えたとき
一覧を選ぶと、その一覧の条件が「絞り込み&並び替え」に入った状態で 開きます。そこから条件を変えて「適用」すると、その場限りの絞り込みに 切り替わり、保存した一覧そのものは変わりません。変えた条件を残したい ときは、設定の「一覧」で保存し直してください。
既定の一覧があるアプリでは、条件を変えて「適用」したときや「クリア」 したときも、表示する列は既定の一覧のものが使われます。
カレンダー形式
表示形式を「カレンダー形式」にすると、日付の項目を使って月ごとのカレンダーにレコードを置きます。訪問予定・締め日・納期を見るときに向いています。
決めるのは2つ
- 日付として使うフィールド
- 必須。日付か日時の項目から選びます（期間・時刻・生年月日は選べません）
- タイトルとして使うフィールド
- カレンダーに出す文字。文字列（1行）・数値・ドロップダウン・ラジオボタン・リンク・メールから選べます。選ばなければレコード番号が出ます
見え方
日曜始まりの1か月表示で、「← 前の月」「次の月 →」で移動します。 今日の日付には丸が付きます。予定を押すと、そのレコードの詳細が 開きます。
1か月に出せるのは500件まで
カレンダーにはページ送りがありません。一覧に保存した絞り込みは カレンダーにも効くので、件数が多いアプリでは条件で減らして ください。表形式の「表示列」の設定はカレンダーでは使いません。
期間を1本の帯では出せません
1件のレコードは、選んだ日付の日に1つ置かれます。「開始日〜終了日」を 何日にもまたがって表示する使い方はできません。
グラフを保存する
アプリの設定の「グラフ」タブで「新規作成」を押します。一覧の上の「グラフ」と違い、分類を2段にでき、条件ごと保存しておけます。
設定する項目
- 名前
- グラフ一覧に出る名前
- コード（識別子）
- アプリの中で重ならない英数字（例: monthly_sales）。作った後は変えられません
- 種類
- 棒 / 折れ線 / 円 / 表
- 集計値
- レコード数 / 合計 / 平均 / 最大 / 最小。レコード数以外は、テーブルの外にある数値か計算の項目を1つ選びます
- 分類項目（X 軸）
- 何ごとにまとめるか。「（分類なし）」にすると全体で1つの値になります
- 分類項目（系列・任意）
- 2段目の分類。棒・折れ線では色分けした系列になり、表ではクロス集計の列になります
- 日付単位
- 分類に日付・日時を選んだときだけ出ます。年 / 四半期 / 月 / 週 / 日
- 絞り込み（AND 結合）
- 集計する前に絞る条件。全部に当てはまるレコードだけを集計します
- 並び替え
- 既定（分類項目の昇順）/ 分類項目 / 集計値 と、昇順・降順
グラフの絞り込みは、値を手で入れます
条件は「= に等しい」「≠ 等しくない」「を含む」「を含まない」 「≥ 以上」「≤ 以下」「空である」「空でない」で、どの項目でも同じです。 値は文字で入力します。一覧の絞り込みにある選択肢からの選択・ 「今月」などの相対日付・「ログインユーザー」・住所の近さは、 グラフの絞り込みでは使えません。
分類に選べる項目
選択肢・文字列（1行）・日付・日時・生年月日・数値・計算・利用者・ 組織・グループ・チェックボックス・複数選択・ルックアップ・住所・ 期間・時間帯です。テーブルの中の列は選べません。
保存したグラフを見る
レコード一覧の右上の「既定のグラフ」を押すと、そのアプリの保存したグラフが並ぶ画面（「◯◯ のグラフ」）に移ります。カードを押すとグラフが開きます。
表にすると、2段の分類がクロス集計になります
行が1段目、列が2段目の分類の値です。合計の行・列は付きません。 円グラフは2段目を使わず、最初の系列だけを描きます。
CSV でダウンロードできます
グラフの上の「CSV ダウンロード」で、集計した数字を書き出せます。 2段のときはクロス表の形になります。
集計されるのは、見ることのできるレコードだけ
同じグラフでも、開いた人が見られるレコードだけで集計します。 集計・分類・絞り込みに使っている項目を見る権限が無い人は、 そのグラフを開けません。
分類は500個まで
分類の値が多すぎると、先頭の500個だけを出して「項目が多すぎます」と 知らせます。日付単位を粗くするか、絞り込みで減らしてください。
使っていた項目を消したとき
集計に使っていた項目を削除したり型を変えたりすると、グラフの代わりに 「フィールド「◯◯」が削除されています。グラフの設定を編集してください。」 のような案内が出ます。設定の「グラフ」から直してください。
できないこと
- 自分だけの一覧・グラフは作れません。 保存したものは、そのアプリを見られる全員に共通です。
- 「A または B」の条件とキーワード検索はありません。 条件はすべて「かつ」です。
- グラフに「上位 10 件だけ」のような件数の指定はありません。 並び替えを「集計値」の降順にすると、大きいものから並びます。
- グラフの並び順（グラフ一覧のカードの順番）は画面から変えられません。 作った順に並びます。
- テーブルの中の列は、住所を除いて絞り込み・並び替え・グラフの対象に なりません。